ในการจัดประชุมสัมมนาแต่ละครั้งต้องอาศัยบุคคลหลายฝ่ายมาทํางานร่วมกัน เพื่อให้ การดําเนินงานประชุมนั้นๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยภายในเวลาทีกําหนด และ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งสิ่งสำคัญเหล่านั้น คือ
รูปแบบของงาน (Concept)
สิ่งแรกที่ต้องนึกถึง คือ รูปแบบการจัดงาน แน่นอนว่าถ้าเรายังไม่รู้ว่างานที่จะจัดเป็นงานอะไร ก็จะไม่สามารถดำเนินการในเรื่องต่อไปได้ ดังนั้นเราต้องรู้การว่างานจะจัดออกมาในรูปแบบไหน จำนวนผู้เข้าร่วมเท่าไร เพื่อนำไปวางแผนต่อในส่วนของค่าใช้จ่าย และ การหาสถานที่ต่อไป
งบประมาณค่าใช้จ่าย (Budget)
ค่าใช้จ่ายถือเป็นหนึ่งปัจจัยหลักที่ต้องคำนึงถึง เพื่อไม่ให้เกินงบประมาณที่มี ซึ่งปัจจุบันหลายสถานที่รับจัดงานมักจะทำออกมาเป็นราคาแพ็คเกจสำให้เห็นชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการตัดสินใจ ทั้งยังเป็นการคุมงบประมาณไม่ให้เกินตามที่เจ้าของงานต้องการได้
ทีมดูแลการจัดงาน (Professional Team)
ในการจัดงานก็ต้องมีการจัดตั้งทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์เข้ามาดูแล เพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ และออกมาเป็นที่น่าประทับใจ
สถานที่ (Location)
เมื่อได้รูปแบบงาน, งบประมาณ และ ทีมงานพร้อมแล้ว สิ่งต่อไป คือ สถานที่จัดงาน ซึ่งแต่ละงาน ล้วนแตกต่างกันขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการจัด เช่น ต้องการติดทะเล, สถานที่ในเมือง, ที่จอดรถสะดวก หรือ ใกล้รถไฟฟ้า เป็นต้น
การประชาสัมพันธ์โครงการ (Public Relations)
อีกสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้ คือ การส่งบัตรเชิญให้กับผู้เข้าร่วมงานก่อนวันเริ่มงานจริง หรือจะเป็นการส่งทางอีเมล์ ซึ่งเป็นวิธีที่สะดวก รวดเร็ว ควรมีคนคอยอ่านอีเมล์ และ ต้องตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว ปัจจุบันช่อง Social Media เองก็กำลังได้รับความนิยมอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็น Facebook หรือ Twitter
ซึ่งถ้าคุณสามารถเตรียมการทุกข้อที่กล่าวมาข้างต้นได้ครบถ้วนแล้ว เชื่อว่าการเตรียมจัดงานประชุมจะไม่ใช่เรื่องยากที่คุณต้องกังวลอีกต่อไป…
โรงแรมในเครือถาวรภูเก็ต ถือเป็นอีกสถานที่หนึ่งที่มีความพร้อมในการจัดงานประชุมในภูเก็ต ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมเล็ก หรือ ขนาดใหญ่ ด้วยทีมงานบริการมืออาชีพ, บรรยากาศสวยงามของสถานที่ อาหารชั้นเลิศ และบริการเสริมอื่นๆ เช่น ท่าเทียบเรือ ห้องบริการสปา ฟิตเนส ที่รับรองได้ว่าจะทำให้งานของคุณออกมาเป็นช่วงเวลาที่พิเศษและน่าจดจำ
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ 02-3056859 หรือ www.phuketmeetingconference.com
