ในการจัดประชุมสัมมนาแต่ละครั้งต้องอาศัยบุคคลหลายฝ่ายมาทํางานร่วมกัน เพื่อให้ การดําเนินงานประชุมนั้นๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยภายในเวลาทีกําหนด และ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งสิ่งสำคัญเหล่านั้น คือ   รูปแบบของงาน (Concept) สิ่งแรกที่ต้องนึกถึง คือ รูปแบบการจัดงาน แน่นอนว่าถ้าเรายังไม่รู้ว่างานที่จะจัดเป็นงานอะไร ก็จะไม่สามารถดำเนินการในเรื่องต่อไปได้ ดังนั้นเราต้องรู้การว่างานจะจัดออกมาในรูปแบบไหน จำนวนผู้เข้าร่วมเท่าไร เพื่อนำไปวางแผนต่อในส่วนของค่าใช้จ่าย และ การหาสถานที่ต่อไป   งบประมาณค่าใช้จ่าย (Budget) ค่าใช้จ่ายถือเป็นหนึ่งปัจจัยหลักที่ต้องคำนึงถึง เพื่อไม่ให้เกินงบประมาณที่มี ซึ่งปัจจุบันหลายสถานที่รับจัดงานมักจะทำออกมาเป็นราคาแพ็คเกจสำให้เห็นชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการตัดสินใจ ทั้งยังเป็นการคุมงบประมาณไม่ให้เกินตามที่เจ้าของงานต้องการได้     ทีมดูแลการจัดงาน (Professional Team) ในการจัดงานก็ต้องมีการจัดตั้งทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์เข้ามาดูแล เพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ และออกมาเป็นที่น่าประทับใจ   สถานที่ (Location) เมื่อได้รูปแบบงาน, งบประมาณ และ ทีมงานพร้อมแล้ว สิ่งต่อไป คือ สถานที่จัดงาน ซึ่งแต่ละงาน ล้วนแตกต่างกันขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการจัด เช่น ต้องการติดทะเล, สถานที่ในเมือง, ที่จอดรถสะดวก หรือ ใกล้รถไฟฟ้า…